法規人才遠程在線辦公模式下如何確保高效配合 ——冀呈雪博士在CIMDR第十三屆中國醫療器械監督管理國際會議中課程分享

法規人才遠程在線辦公模式下如何確保高效配合

——冀呈雪博士在CIMDR第十三屆中國醫療器械監督管理國際會議中課程分享

前言

2023年3月3日16：00~16：25，上海皕晟管理咨詢有限公司創始人冀呈雪博士受邀在CIMDR第十三屆中國醫療器械監督管理國際會議分會場——法規事務人才發展會議中分享《法規人才遠程在線辦公模式下如何確保高效配合》主題課程。

因員工分布全國各地，上海皕晟管理咨詢有限公司自成立伊始就以線上辦公為主，也因此在遠程線上辦公方面累計了豐富的經驗，經過近3年的實踐，皕晟員工目前已經實現了生活與工作相平衡，更多時間陪伴家人，更高效工作。

近年來審評中心已經建立了線上注冊申報資料的提交、審核與溝通的機制，注冊和臨床的法規人才與研發和體系生產等崗位的人才工作時所需要的條件不同，法規人才可以更加靈活實現遠程在線辦公。冀博士的這次分享，內容豐富精彩又極具實用性，為使更多的同仁及企業獲益，小編特地將當時課程分享視頻的逐字稿分享給大家，如有建議和意見，歡迎交流。

法規人才遠程在線辦公模式下如何確保高效配合

大家好，首先非常感謝中國醫療器械協會人力資源專業委員會的邀請，感謝CIMDR主辦方的組織，我是上海皕晟冀呈雪，今天和各位分享的主題是法規人才遠程在線辦公模式下如何確保高效配合。

首先允許我做自我介紹。我是上海皕晟管理咨詢有限公司創始人冀呈雪，畢業于清華大學醫學部&北京協和醫學院，獲醫學博士學位。曾在昆拓、波士頓科學、施樂輝從事醫療器械臨床評價策略與報告撰寫工作近十年，涉及近200個項目15個領域，為將既往積累的經驗服務于更多的國內外企業，創立了上海皕晟，專注于醫療器械臨床評價策略咨詢與報告撰寫，助力醫療器械企業的新產品省時省力省錢快速上市獲批。

選擇這個分享主題的背景是鑒于目前疫情常態化的存在，審評中心已經建立了線上注冊申報資料的提交、審核與溝通的機制，注冊和臨床的法規人才與研發和體系生產等崗位的人才工作時所需要的條件不同。遠程在線辦公對于法規人才可以更加靈活實現。遠程居家辦公模式也成為很多企業的優選方式，工作人員省去了很多通勤的時間，確保了居家辦公的安全。在該模式下對企業的管理提出了新的要求，企業如何能夠在降低成本的同時，確保人員水平和效率的提升，各方優劣值得關注。

基于以上大環境背景下，今天，我選擇了法規人才遠程在線辦公模式下如何確保高效配合這個主題與大家分享。

首先，分享如何搭建強有力遠程辦公基礎設施。其次，探討線上團隊如何順暢配合。然后分享基于遠程辦公模式下，如何高效率培訓優質人才，助力企業降低成本的同時培養更優質人才。最后，總結如何確保項目按時高質量的交付。

首先，我們是如何搭建強有力遠程辦公基礎設施的呢？

對于強有力的遠程辦公設施，大家首先會想到的是硬件設施。我們公司會給每位員工配備筆記本、外接帶魚顯示屏、鍵盤和鼠標，開啟雙屏辦公的模式，雙屏可以提高工作效率，并且一定程度可以降低員工眼睛疲勞、降低電腦輻射。

除了硬件之外，遠程辦公中的高效率軟件，我們選擇了企業微信和堅果云，企業微信能夠滿足與每位員工的日常溝通以及文檔的傳輸，并且會有工作中常用的系統平臺，比如匯報、審批、公告、培訓記錄，微文檔，實現信息實時同步。堅果云，是一款可以在云端和本地存儲文件的APP ，非常方便存檔各項資料，同時可以通過堅果云文件夾權限設置功能，進行公司管理不同等級的保密文件。

同時，遠程辦公能夠良好運營的基礎離不開嚴格有效的制度，在這方面，我們會將重要的事情進行重復化，比如通過內部培訓和經驗分享，進行經驗的反復總結和共享、周會制度、每日項目溝通制度等；重復的事情流程化，比如SOP的建立、項目啟動流程、與客戶的項目雙周會溝通、1+2項目模式等；流程化的事情進行工具化，比如，項目計劃時間表，各類撰寫模版、經驗總結tips。工具化的事情進行智能化，比如，與智能平臺合作檢索文獻、數據提取等。

對于遠程辦公，我們有了硬件、軟件、制度，接下來就是抓住公司核心業務、核心區域、核心部門。目前，北京、上海、深圳、蘇州是上海皕晟集團的核心團隊區域，并向全國范圍內輻射，在鄭州、山東、新疆等地均有團隊成員。

孫武曾講過：上下同欲者勝。

遠程辦公基礎搭建好之后，如何確保線上的團隊順暢配合呢？

接下來分享目前我們采取的方式。

首先，每位員工要明確每天的工作任務，工作達成的結果，這就體現了計劃和總結的重要性，采用月計劃、月總結，周計劃、周總結，日計劃、日總結。皕晟每位員工在上班后第一時間進行日計劃的提交，以及下班前進行日總結的提交。日積月累，便于養成計劃、行動、交付結果的高效工作習慣。

對于項目管理，每位員工負責的項目需要進行每日問題的溝通會，進行項目進度的匯報。有問題及時溝通和解決，針對分析策略和方法給予指導，避免在策略方向上花費過多不必要的時間。

其次，大家遠程辦公，因為不能夠面對面問題交流，會遇到不同問題。對于問題的解決，我們會進行多種方式的溝通，包括每日項目溝通會、視頻電話會以及微信項目組溝通的方式。

遠程辦公期間文件和任務的實時記錄和更新，通過企業微信中的微文檔進行記錄和交接，實現了可追溯，可回看。

關于順暢配合和高效工作，CER報告、創新資料申請的模版以及配套附件模版不斷的優化，完善的 SOP 確保大家在做每項工作的同時都能夠按照規范化進行，模版化極大地確保了大家規范、高效的工作。

皕晟完善的考核機制，會綜合員工各項表現進行給予態度獎勵及績效自主選擇的方式，鼓勵和提倡多勞多得，并不以延長工作時間為衡量標準，鼓勵高效率、高產出。

通過我們的經驗，認為基于以上六點，是員工進行順暢配合、高效工作的基礎，如有其他更好的意見、方法，歡迎進一步探討和分享。

有道無術，術尚可求也，有術無道，止于術。在遠程在線辦公模式下，對于優質人才的培養是另外引申出來的重要問題。

醫療器械人力資源的現狀報告顯示目前有88%的醫療器械公司計劃新增30%的人員，有68%的人才在尋找新機會，有76% 的就業機會來自于本土企業。相較于 2021 年，在 2022 年，本土醫療器械企業的數量有 32% 的增長。對于這樣行業發展上升期、人才緊缺的現狀，如何對企業現有人才進行高效培養呢？

對于人才培訓，我們有皕晟講堂、皕晟大學、 SOP 和培訓系統、領導層培養、員工心理保障，從這五個方面進行全方位人才管理與培訓。

每周一、三、五的皕晟講堂，為每位員工搭建展示舞臺，鼓勵每位員工進行主題和經驗分享。組織大家進行工作經驗以及學習總結分享。以輸出促進輸入，帶動每位員工進行積極能量充電，練好基本功。

皕晟大學是我們公司內部培訓的網站。在皕晟大學中，我們匯集器審云課堂中審評專家授課培訓的學習資料，也有中檢院的各項學習課程，同時，更有每位員工在工作中遇到實際問題以及解決方式的工作經驗和避坑方法的干貨分享。日常進行工作經驗總結分享的時候，及時進行整理和視頻資料留存，有分享有記錄。每位員工都有機會做老師，充分調動大家分享和學習積極主動性。

此外，皕晟建立了標準化的工作流程以及培訓相應的培訓記錄。標準化工作流程是培養企業所需人才的快速方式。通過電子化的培訓記錄，記錄每位員工參加的所有培訓，并及時進行培訓知識的查缺補漏。

對于項目管理人才的培養，我們首先根據每個員工不同的工作經驗、工作優勢，商討確認她職業發展的目標和路徑，并協助實施，優秀者可以破格短期提拔，打破職業的天花板。

在項目管理的過程中，我們采用專人負責，在工作中做到專注、認真，追求極致的工作質量，達到快準穩的效果，贏得良好的口碑。

其次，公司對管理層敢于授權，在項目和事務管理中做到時刻有Plan  B和back up人員，共同協商，彼此支持 。

為員工及管理層的梯隊培養建立了進階模式，幫助初入行業的學習跟隨者，快速成長為項目的擔當者，進階為指導者，再進階培養成管理者，成為行業的影響者以及引領者。

對于人才的高效培訓離不開心與心的溝通。管理層定期每兩個月與每位員工進行 catch up ，探討職業發展目標和發展計劃。并與員工溝通近期的思想動態、生活需求等，切實了解員工需求，給出建議或協助解決。

同時leaders會與所有成員進行心連心的交流，疏導各方不良情緒，確保大家的精氣神良好，達到內外的平衡，實現高效率工作，慢生活的狀態。

以上是我們對于人才培養的制度和實施。

作為咨詢公司，除了搭建員工成長和發展的平臺，確保合作的順利，最重要的是確保項目高質量交付，我們是如何進行的呢？

對于項目高質量交付，我們是有三方面保障：

首先是項目制，每天進行問題和進度的溝通，對于交付的項目進行平級交叉審閱以及上級高級審閱制，確保報告的規范化和標準統一。

其次是導師制，1+2模式，每位顧問都有自己的導師，俗話說一個好漢三個幫。每個項目建立項目組，1位主負責，另外2位高級審閱，進行策略分析，質量控制，分別擔任法規review和醫學review角色。遠程辦公需要及時溝通問題，并且需要專業的問題解決方式，導師制可以幫助員工每次遇到問題的時候進行及時、完整的溝通。

最后，要注重每個員工高效率工作理念的培養，不將員工作為流水線的一環，而是采用全才培養模式，通過 EPP 課程以及易效能時間管理課程的學習，培養高效理念，鼓勵員工敢想敢做，敢于嘗試，并及時總結。

好的，以上就是我的分享，分享了我們是如何搭建強有力遠程辦公基礎設施，如何確保線上的團隊順暢配合，如何進行優質人才的培養，以及如何通過項目制、導師制、以及理念的培養確保了項目的高質量交付。

我今天的分享就到這里，感謝大家的聆聽。人人是人才，賽馬不相馬，愿我們一起給每一個追求卓越的法規人才搭建發揮才干的舞臺！